Wiza uprawniająca do wjazdu na teren danego państwa jest obiektem marzeń wielu milionów ludzi na całym świecie. Zwłaszcza tych żyjących w gorszych częściach globu, a chcących znaleźć się w krajach Unii Europejskiej, czy USA. Jeszcze niedawno obywatele Polski potrzebowali tradycyjnej wizy w czasie podróży do USA czy Kanady. Dzisiaj polski paszport należy do jednych z najsilniejszych na świecie, tzn. gwarantuje wjazd albo bez wizy, albo w ramach uproszczonej procedury wizowej tzw. ETA czyli elektronicznej autoryzacji wyjazdu do sporej liczby krajów.
Wydawanie wiz wymaga od rządu danego kraju organizacji sieci konsultantów na terenie państw, z których przybywają zainteresowani. Trzeba stworzyć sieć specjalnie przygotowanych i chronionych placówek, przeszkolić, wyposażyć i oddelegować pracowników do pracy poza granicami. Konieczne są systemy informatyczne zdolne przetwarzać w bezpieczny sposób dane aplikujących o wizy. Całość musi być stale modernizowana i rozbudowywana, bo międzynarodowe strumienie przemieszczających się ludzi rosną skokowo z roku na rok. Za działanie służb konsularnych płaci rząd danego kraju. Opłaty wnoszone za wydawanie wizy przez zainteresowanych pokrywają tylko część tych kosztów. To obciążenie dla budżetu, a im bardziej atrakcyjny dla podróżujących jest dany kraj, tym więcej wniosków wizowych trzeba obsłużyć. Trzeba pamiętać, że tylko część aplikujących otrzymuje upragniony dokument. Zdecydowaną większość zainteresowanych spotykają odmowy. W sensie obsługi procesu decyzja pozytywna czy negatywna jest obojętna, bo każdy wniosek wiąże się z mniej więcej takim samy czasem przeznaczonym na jego weryfikację, koniecznością zaciągnięcia danych z baz (np. osób podejrzanych o terroryzm, osób, które wcześniej naruszyły warunki pobytu w danym kraju, czy otrzymali już wcześniej odmowę).
Do tego dochodzi kwestia prawidłowego przygotowania wszystkich dokumentów potrzebnych do wydania wizy – zaświadczeń o uprawnieniach zawodowych, świadectw ukończenia szkół, znajomości języków, etc. W większości miejsc na świecie ludzie nie znają ani języka kraju, do którego się wybierają, ani żadnego języka komunikacji międzynarodowej, np. angielskiego czy hiszpańskiego. Każdy błąd czy brak w dokumentacji wiąże się z koniecznością powtórzenia procedury, a to generuje dodatkowe koszty.
Dlatego, od 2001 roku rośnie popularność tzw. outsourcingu procesów przygotowywania wniosków wizowych. Rządy USA i Wielkiej Brytanii, jako pierwsze sięgnęły po to rozwiązanie, bo pozwala im zaoszczędzić duże środki budżetowe oraz zwiększyć liczbę obsługiwanych wniosków w tym samy czasie. A oba kraje są na szczycie listy pożądanych krajów docelowej podróży przez miliony osób we wszystkich krajach na świecie. Działalność pierwszej firmy outsourcingowej zaczęła się w Bombaju, indyjskiej metropolii. Amerykański konsulat działał w spokojnej dzielnicy willowej. Codziennie tysiące interesantów zapełniało wąskie i normalnie ciche uliczki sąsiadujące z konsulatem USA. Część osób chciała złożyć wniosek wizowy, część czekała na spotkania z konsulem. Uciążliwe sąsiedztwo powodowało coraz większe napięcia w relacjach z lokalną społecznością.
Z pomocą przyszła grupa młodych ludzi z Zubinem Zakarią na czele, dzisiaj CEO firmy VFS Global. Stworzył on pierwszą na świecie firmę oferującą usługę pomocy w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do podjęcia decyzji o wizie. Wszystko w oparciu o precyzyjnie ustalone przez służbę konsularną USA zasady, przestrzegając zasad bezpieczeństwa powierzonych danych. Tzw. bezpieczne koperty dostarczały do konsula komplet dokumentów zgodnych z warunkami określonymi w przepisach, zweryfikowanych pod względem formalnym i ułożonych według określonego klucza. Całość prac przygotowawczych pracownicy firmy przeprowadzali w miejscu oddalonym o wiele kilometrów od konsulatu, dzięki czemu w dzielnicy willowej zniknęły tłumy. W konsulacie pojawiali się wyłącznie umówieni (przez system firmy outsourcingowej) na spotkanie z konsulem aplikanci. Osoby, którym władze USA odmówiły wizy, odbierały swoje dokumenty wraz z decyzją także w tzw. bezpiecznej kopercie w siedzibie firmy VFS Global. Bo tak nazwał się pionier outsoursingu wizowego. Od tego czasu VFS Global rozbudował swoje struktury na całym świecie. 3300 centrów wizowych działa w 143 krajach obsługując dzisiaj 70 rządów (m.in. USA, Wielka Brytania, Kanada, Australia, Nowa Zelandia, kraje strefy Schengen w tym Polskę). W roku 2023 VFS Global przeprocesował ponad 230 mln wniosków wizowych.
Wizytując centrum wizowe VFS Global w Dubaju i Abu Dabi miałem okazję zobaczyć jak działa system bezpieczeństwa i kontrola procedur. Wszystko w oparciu o najwyższe dostępne standardy weryfikowane okresowo przez audytorów poszczególnych rządów. Klientami bowiem VFS Global, są wyłącznie rządy. Kraje zatoki Arabskiej mają swoją specyfikę. Najzamożniejsi obywatele oczekują dostępu do usług w wersji VIP, nawet jeśli chodzi o uzyskanie wizy. W centrach wizowych VFS Global zlokalizowanych w Emiratach istnieją trzy kategorie pomieszczeń, trochę przypominające klasy w samolocie. Jest First, jest Bussines, jest klasa ekonomiczna. Każdy aplikujący płaci taką samą kwotę za wydanie wizy danego państwa, bez względu na miejsce, w którym składa swój wniosek. Ale jeśli chce prywatności, gorącej herbaty podanej przez hostessę, wybiera jeden z dwóch wyższych poziomów obsługi, klient płaci dodatkową opłatę stanowiącą dochód VFS Global. W klasie ekonomicznej opłaty są ustalane przez rząd danego państwa, do którego aplikant ubiega się o wizę. Płaci zawsze zainteresowany.
Gotowość pójścia na rękę najbogatszym idzie tak daleko, że rząd Wielkiej Brytanii zgodził się zbierać dane biometryczne (zdjęcie twarzy i odciski palców) w domu zainteresowanego, z wykorzystaniem sprzętu umożliwiającego pracę zdalną. Oczywiście wszystko jest monitorowane, nagrywane i kontrolowane przez służbę kontrolną VFS Global. Tak, by móc sprawdzić każdą procedurę, w każdej chwili.
Wszystkie dane aplikujących o wizy są usuwane z bazy danych po zamknięciu procedury wizowej i upływie określonego przez dany rząd czasu. Centrum bezpieczeństwa, które mogłem odwiedzić wygląda jak małe centrum kontroli lotów kosmicznych. W każdym pomieszczeniu centrum wizowego są kamery, z których obraz śledzą wyspecjalizowani agenci. Każde wejście i wyjście do pokoi, w których zbierane są dane biometryczne jest rejestrowane. W pomieszczeniu może przebywać tylko uprawniony pracownik VFS i aplikujący o wizę. Wyjątkiem są rodzice małych dzieci. Jeśli pojawi się próba nieuprawnionego wejścia, czy odbicia karty magnetycznej nie mającej dostępu do danej sekcji, na ekranach pojawia się symbol alarmu, a w pokoju słuchać dzwonek alarmowy. Jeśli pracownik VFS Global wykona jakąś czynność niezgodnie z procedurą, natychmiast pojawia się pracownik nadzoru. Cel jest jeden – zapewnić absolutne bezpieczeństwo danych i uniemożliwić jakiekolwiek obchodzenie procedur. Procesy przetwarzania danych przez VFS Global spełniają rygorystyczne wymagania ogólnego rozporządzenia Unii Europejskiej o ochronie danych oraz przepisów o ochronie danych w krajach, w których prowadzi działalność. Od 3 kwartału 2020 roku VFS Global posiada certyfikat Systemu Zarządzania Antykorupcyjnego (ISO 37001).
Warto podkreślić, VFS Global nie uczestniczy na żadnym etapie w samej decyzji o wydaniu lub nie wizy. To domena konsulów danego kraju. Pracownicy firmy nie wiedzą jaką ostateczną decyzję otrzymuje dany aplikant, bo dokumenty z konsulatów wracają w bezpiecznych kopertach, do których ma dostęp tylko właściciel paszportu.
VFS Global ma siedzibę w Zurychu w Szwajcarii oraz w Dubaju w Zjednoczonych Emiratach Arabskich. Jest kontrolowany w większości przez globalnego lidera aktywów alternatywnych amerykański Fundusz Blackstone. Mniejszościowymi partnerami są szwajcarska Fundacja Kuoni i Hugentobler oraz EQT, globalna organizacja inwestycyjna z siedzibą w Sztokholmie w Szwecji. Dla polskiego rządu VFS Global pracuje na Białorusi, w Indiach, Chinach i na Filipinach.
