Aktualności Gospodarka Świat 15 kwietnia 2025
W czasach, gdy globalna mobilność stała się codziennością, a ambasady i konsulaty toną w setkach tysięcy wniosków wizowych, na scenę wchodzi VFS Global – cichy partner rządów, który w cieniu dyplomacji usprawnia życie podróżnych. Jak wygląda współpraca z 69 rządami świata? Dlaczego outsourcing wizowy to już nie przyszłość, a konieczność? I co łączy Polskę, Wielką Brytanię oraz… kierowców z Ukrainy? O tym wszystkim rozmawiamy z Jitenem Vyasem, Chief Commercial Officer and Head of Business Development VFS Global.
(Business Journal Polska) Czym zajmuje się VFS Global, czym jest outsourcing wizowy?
(Jiten Vyas) – Firma VFS Global została założona przez CEO Zubina Karkarię, który dostrzegł potrzebę stworzenia rozwiązania przynoszącego korzyści zarówno rządom, jak i osobom ubiegającym się o wizy. Opierając się na swoim doświadczeniu w branży turystycznej i spostrzeżeniach z Kuoni Group, był pionierem koncepcji outsourcingu wizowego, aby sprostać rosnącemu zapotrzebowaniu na podróże międzynarodowe po liberalizacji gospodarczej w latach 90-tych. Będąc świadkiem długich kolejek w konsulatach, zwłaszcza w Indiach, zainspirował się do stworzenia usprawnionego, innowacyjnego systemu, który odciążył ambasady i usprawnił proces ubiegania się o wizę.
Jakie są korzyści z outsourcingu tej usługi publicznej i w jaki sposób pomaga ona obywatelom?
Zewnętrzni dostawcy, tacy jak VFS Global, usprawniają procesy, wdrażają skalowalną infrastrukturę i zdejmują ciężar powtarzalnych i nieoceniających zadań z personelu dyplomatycznego, umożliwiając im tym samym skupienie się na podstawowej roli, jaką jest podejmowanie decyzji w sprawie wniosku – czy to o wizę, czy o jakiekolwiek zezwolenie. W przypadku nagłego wzrostu lub spadku liczby wniosków, tacy prywatni gracze mogą natychmiast zwiększyć lub zmniejszyć skalę. Ponieważ usługi te są opłacane przez samych użytkowników (wnioskodawców), nie ma dodatkowego obciążenia finansowego dla rządu.
Globalne Centra Aplikacyjne VFS zapewniają obywatelom elastyczność i wygodę, oferując spotkania poza godzinami pracy i w weekendy. Dzięki centrom zlokalizowanym nawet w mniejszych miastach, wnioskodawcy mogą uniknąć dalekich podróży, zmniejszając zarówno koszty, jak i niedogodności.
Dla kogo pracuje VFS Global?
– Jako niekwestionowany lider w branży, VFS Global przetworzył ponad 309 milionów wniosków wizowych na całym świecie od momentu założenia w 2001 roku. Obecnie VFS Global współpracuje z 69 rządami, w tym z Polską od 2011 roku, i działa w 158 krajach. Jego rola jest czysto administracyjna: zbiera i przekazuje wnioski wizowe do misji dyplomatycznych, które zachowują pełną władzę decyzyjną. Dzięki outsourcingowi aspektów logistycznych, urzędnicy konsularni mogą skupić się na dokładnej analizie wniosków, zapewniając ścisłą kontrolę bez uszczerbku dla wydajności. VFS Global ma szwajcarskie dziedzictwo i solidne wsparcie większościowego właściciela, Blackstone, największego funduszu na świecie zarządzającego aktywami alternatywnymi.
Opowiedz nam o współpracy VFS z polskim rządem?
– Od 2011 roku VFS Global jest zaufanym partnerem polskiego rządu, wspierającym operacje konsularne w Chinach, Indiach, Turcji i na Białorusi. Ta wieloletnia współpraca odzwierciedla silne podstawy zaufania i efektywnej współpracy. W 2022 r., w obliczu trwającej sytuacji geopolitycznej w regionie Europy Wschodniej, firma VFS Global wsparła polskie Ministerstwo Spraw Zagranicznych, szybko uruchamiając punkty przyjmowania wniosków wizowych w całej Polsce w celu wydawania wiz długoterminowych obywatelom Ukrainy i Białorusi, którzy znaleźli się w Polsce bez dokumentów. Współpracując z VFS Global, polski rząd był w stanie zaoferować na czas pomoc humanitarną przesiedlonym obywatelom Ukrainy i Białorusi, w szczególności kierowcom transportu międzynarodowego i personelowi lotniczemu, ponieważ powrót do kraju pochodzenia w celu odnowienia dokumentacji stał się dla nich niezwykle trudny. Ten udany projekt podkreślił sprawność VFS Global i silną współpracę z polskim MSZ.
W jaki sposób VFS Global wspiera rząd Wielkiej Brytanii w procesie wizowym dla Polaków, biorąc pod uwagę, że Wielka Brytania jest dla nich popularnym celem podróży?
– Od 2003 roku współpracujemy z brytyjskimi służbami wizowymi i imigracyjnymi, a w 2023 roku z przyjemnością podpisaliśmy z nimi nowy kontrakt, rozszerzając nasze usługi z 58 do 142 krajów. W styczniu br. otworzyliśmy nowe, centralnie zlokalizowane brytyjskie centrum składania wniosków wizowych w Warszawie (FOCUS Business Center, przy alei Armii Ludowej 26), ułatwiając polskim mieszkańcom rezerwację wizyt wizowych. Aby jeszcze bardziej poprawić jakość obsługi klienta, VFS Global wprowadził również najnowocześniejszego chatbota opartego na sztucznej inteligencji, zapewniającego podróżującym do Wielkiej Brytanii natychmiastowe wsparcie i wskazówki.
W jaki sposób VFS Global konkuruje i zabezpiecza kontrakty outsourcingu wizowego?
– Jako w pełni regulowany dostawca usług, VFS Global zdobywa kontrakty na outsourcing wizowy w drodze konkurencyjnych przetargów rządowych. Kluczowe kryteria obejmują doświadczenie w branży, stabilność finansową, zgodność z przepisami, certyfikaty, innowacyjność i bezpieczeństwo.
W niestabilnym świecie bezpieczeństwo jest kluczową wartością. W jaki sposób VFS Global udaje się zapewnić bezpieczeństwo przetwarzanych danych, gdy pracuje dla tak wielu rządów?
– VFS Global codziennie zarządza ogromną ilością danych osobowych w 158 krajach, w których prowadzimy działalność. Jako zaufany dostawca usług i odpowiedzialny obywatel korporacyjny, ściśle przestrzegamy globalnych przepisów dotyczących lokalizacji, prywatności i ochrony danych, w tym RODO. Bezpieczeństwo danych jest integralną częścią naszych procesów, wspieranych przez najwyższe międzynarodowe standardy, takie jak ISO/IEC 27701:2019 (zarządzanie prywatnością informacji), ISO 37001:2016, ISO 27001:2022 (zarządzanie bezpieczeństwem informacji) oraz niemiecki IT-Grundschutz. Aby wyprzedzać wszelkie potencjalne zagrożenia, aktywnie inwestujemy w najnowocześniejsze rozwiązania i najlepsze praktyki w zakresie bezpieczeństwa. Nasze systemy przechodzą regularne audyty, aby szybko identyfikować i eliminować luki w zabezpieczeniach, zapewniając solidną ochronę. Nasza strategia ochrony danych opiera się na czyszczeniu danych – dzięki czemu dane klientów są całkowicie usuwane z naszych systemów w określonych ramach czasowych, minimalizując ryzyko i zapewniając zgodność z przepisami.
Sojusz Five Eyes – obejmujący Stany Zjednoczone, Wielką Brytanię, Nową Zelandię, Australię i Kanadę – jest znany z wyjątkowo wysokich standardów jakości usług. Jak to jest pracować z takimi klientami?
– VFS Global z dumą obsługuje wszystkie rządy Five Eyes, większość państw członkowskich UE (z wyjątkiem Rumunii, Słowacji i Hiszpanii) oraz kluczowe kraje w ramach G20, Wspólnoty Narodów, ASEAN i NATO. Współpraca z tymi rządami to zarówno zaszczyt, jak i odpowiedzialność, wymagająca najwyższych standardów bezpieczeństwa, zgodności i innowacji technologicznych.
